Writing Skill #1 (비즈니스 이메일의 구조와 톤)

✉️ Writing Skill #1
미국 회사 이메일의 구조와 톤 완전 정리

이 글은 “영어 억양 & 말하기 톤”에서 한 걸음 더 나아가,
미국 회사에서 실제로 쓰는 이메일의 구조와 톤을 정리한 가이드입니다.
같은 내용을 써도, 어떻게 시작하고, 어떤 표현을 쓰고, 어떤 톤으로 마무리하느냐에 따라
이메일의 인상이 완전히 달라집니다.

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Ⅰ. 미국 회사 이메일의 기본 원칙 3가지

1. 짧고 명확하게 (Short & Clear)
   한 문장에 너무 많은 내용을 넣기보다, 짧은 문장 여러 개로 나누어 씁니다.
2. 공손하지만 과하지 않게 (Polite but Not Overly Formal)
   한국식 “항상 죄송·부탁” 톤이 아니라, 서로를 존중하는 동등한 톤을 사용합니다.
3. 목적이 분명하게 (Purpose First)
   왜 이메일을 보내는지, 무엇이 필요한지 처음 부분에서 분명히 밝힙니다.

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Ⅱ. 미국 회사 이메일의 기본 구조

미국 회사 이메일은 보통 아래와 같은 7단 구조를 가집니다.

1. Subject (제목)
2. Greeting (인사)
3. Opening Line (첫 인사 + 맥락)
4. Main Purpose (용건·요청·질문)
5. Details (필요한 정보·설명)
6. Closing Line (마무리 문장)
7. Sign-off & Signature (끝 인사 + 서명)

1. Subject – 제목 쓰는 법

좋은 제목의 원칙: 한눈에 “무슨 내용인지” 알 수 있어야 합니다.

• Request to Confirm Group Booking Deposit
• Schedule Change for EWR–ICN Return Flight
• Follow-up on Contract Cancellation Request

❌ 피해야 할 제목:

• Hello, Question, Help 처럼 너무 막연한 표현

2. Greeting – 인사말

• Dear Mr. Smith, (이름·직책 확실할 때)
• Dear Team,
• Hi Linda, (자주 연락하는 상대, 비교적 친근)
• Hello Turkish Airlines Group Desk,

👉 미국 회사 이메일에서는 콤마(,)를 자주 쓰고, 이름 뒤에 Ms. / Mr. / First Name 선택은 관계와 분위기에 따라 조절합니다.

3. Opening Line – 첫 인사 + 맥락

첫 문장은 보통 아래 세 가지 중 하나로 시작합니다.

• 감사 / 안부:
  “I hope you’re doing well.”
  “Thank you for your email.”
• 이전 대화 연결:
  “Further to our conversation earlier today…”
  “Regarding the group booking we discussed yesterday…”
• 바로 용건으로:
  “I’m writing to ask about the change rules for the return portion of the ticket below.”

한국식으로 “먼저 번거로우실 텐데 메일 드리게 되어 죄송합니다” 같은 표현은
보통 사용하지 않고, 담백하게 안부·감사·목적으로 시작합니다.

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Ⅲ. Main Purpose – 용건을 분명하게 말하기

미국식 이메일에서는 “무엇이 필요하다 / 무엇을 확인하고 싶다”를

앞부분에서 짧게, 분명하게

쓰는 것이 중요합니다.

1. 자주 쓰는 패턴 표현

• “I’m writing to ask about …”
• “I’d like to confirm …”
• “Could you please let me know if …”
• “I’m reaching out to request …”
• “We would like to cancel the group contract for the following booking:”

예시:

“I’m writing to ask about the change rules for the return portion of the following EWR–ICN ticket.”
→ “어떤 규정에 대해 알고 싶은지” 한 문장에 명확하게.

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Ⅳ. Details – 필요한 정보 정리해서 쓰기

용건을 말한 뒤에는, 상대가 이해·처리하기 쉽도록 정보를 정리해서 보여줍니다.

• 예약 정보 (PNR, 승객 이름, 여정)
• 변경을 원하는 부분 (날짜, 구간, 인원 수 등)
• 이미 처리한 내용 (클래스 변경, 재발행 시도 등)

예시:

Booking details:
- Passenger: KIM/WOOJOO
- Route: EWR–ICN–EWR
- Original return date: November 12
- New requested return date: December 5 (same O class)

이렇게 불렛 포인트로 정리하면, 상대가 규정을 확인하거나
시스템을 조회할 때 훨씬 빠르게 처리할 수 있습니다.

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Ⅴ. 미국식 이메일 톤 예시 vs 한국식 직역 톤

1. 문의 이메일 예시

✅ 자연스러운 미국식 톤

Dear Linda,

I’m writing to ask about the change rules for the return portion of the ticket below.

The passenger has already used the outbound flight from EWR to ICN
and would like to change the return date from November 12 to December 5.
I changed the return to the same O class, but the fare is not showing in Saver.

Could you please confirm if we can keep the original fare basis for this first return change,
using the penalty waiver code?

We need to reissue the ticket as soon as possible, so your prompt reply would be greatly appreciated.

Best regards,
Michelle Kim
AA International Travel

❌ 한국식 직역에 가까운 톤 (예시)

Dear Linda,

Sorry to bother you, but I have a question.
The below reservation was for a round-trip ticket from EWR to ICN,
but the outbound flight has already been used.
The passenger requested to change the return date from November 12 to December 5,
so I changed the date to the same O class as the original ticket.
However, the fare is not showing in Saver, so I am very confused.

If possible, please kindly confirm whether we can still use the original fare basis and fare
even though this is an even exchange or if we need to do something else.

I know you are very busy, but I would be very grateful if you could check this as soon as possible.
Again I am sorry to disturb you.

• 불필요하게 많은 sorry, disturb, very confused → 자신 없고 약한 톤으로 들릴 수 있음
• 미국식 비즈니스 이메일은 감정보다 “상황·요청·정보”에 초점을 둡니다.

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Ⅵ. Closing Line & Sign-off – 자연스러운 마무리 표현

자주 쓰는 마무리 문장:

• “Thank you in advance for your help.”
• “I appreciate your support on this.”
• “Please let me know if you need any additional information.”
• “Looking forward to your reply.”

자주 쓰는 Sign-off:

• Best regards,
• Kind regards,
• Best, (조금 더 가벼운 톤)

그 아래에는 이름, 회사명, 직책, 연락처를 적습니다.

Best regards,
Michelle Kim
Group Desk – Korean Market
AA International Travel
Tel: XXX-XXX-XXXX

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Ⅶ. 연습 방법 – 말하기 톤과 글쓰기 톤을 함께 키우기

• 📌 평소에 보내는 이메일에서 Subject + 첫 문장만이라도 더 간단하고 명확하게 쓰기
• 📌 보낸 이메일을 나중에 다시 읽어 보면서, “말하기로 한다면 어떻게 말할까?” 상상해 보기
• 📌 자주 쓰는 요청 문장을 패턴 노트로 만들어 두고, 상황에 맞게 단어만 바꿔 쓰기

이메일은 단순한 글쓰기를 넘어서, 전문성과 신뢰를 보여 주는 얼굴입니다.
오늘부터 한 통 한 통을 연습이라고 생각하고, 구조를 정리하고 톤을 조정하는 Writing Skill을 차근차근 키워 보세요. ✨

 

 

 

© MisoEnglish / Michelle Kim. This is original content written by the author. Unauthorized reproduction or full reposting is prohibited. You may quote short parts only with clear credit and a link to the original post.

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